Apa Itu Proyek Sistem Informasi ?
Apa Itu proyek Sistem Informasi ?. proyek adalah suatu rangkaian usaha yang dikerjakan dalam selang waktu tertentu dan mempunyai tujuan khusus. Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolaannya pun memerlukan ekstra lebih banyak.
Semua proyek selalu mengandung resiko relatif besar berkaitan dengan manajemen yang diterapkan untuk proyek itu. Proyek yang dikerjakan dengan manajemen asal-asalan maka bisa berakibat buruk, tidak hanya materi, waktu dan tenaga tetapi juga kredibilitas, hubungan baik dan yang lainnya.
Sumber kegagalan terutama terletak pada manajemen, misal pada saat perencanaan terjadi kesalahan identifikasi, baik iden-tifikasi kebutuhan maupun identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusunpun menjadi tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab gagal-nya proyek.
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Idealnya sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. Untuk itu diperlukan suatu manajemen proyek sistem informasi yang baik, terutama ditekankan pada:
- organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan
yang timbul, baik dari luar maupun dari dalam. - analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada
yang tidak dikenali. toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat
‘harga’ yang harus dibayar cukup tinggi bila proyek gagal. - pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah
disusun dengan matang - pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan
perkembangan jaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan
terkait dengan proyek.
Setiap proyek mempunyai batasan yang berbeda terhadap ruang lingkup, waktu, biaya, yang biasanya disebut sebagai triple constraint atau Tiga Kendala. Hal-hal yang harus diperhatikan oleh manajer dalam memanajemen proyek adalah sebagai berikut :
- Ruang lingkup (scope): Apa yang ingin dicapai dalam proyek ?
- Kedua, waktu (time): Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? Bagaimana jadwal kegiatan proyek akan dilaksanakan?
- biaya (cost): Berapa biaya yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan proyek ?
Ketiga batasan tersebut saling terkait dan tidak dapat dipisahkan. Artinya, jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak maka umumnya harus diikuti dengan meningkatkan mutu yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya yang melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin menekan biaya maka biasanya harus berkompromi dengan mutu dan jadwal.
Ada beberapa faktor yang sekiranya dapat menentukan keberhasilan proyek antara lain
- Membentuk organisasi proyek yang tepat
- Memilih pimpinan yang kompeten
- Pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan terorganisir.
Perencanaan Proyek
Hal lain yang tak kalah penting untuk diperhatikan dalam menjamin suksesnya pelaksanaan proyek, yaitu perencanaan. Tujuan utama perencanaan proyek adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek. Untuk itu, rencana yang dibuat harus realistis dan berguna. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa perencanaan proyek bergitu penting :
- Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian. Dengan adanya perencanaan yang baik maka apa yang harus dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan sumber daya apa yang diperlukan, dan apa yang menjadi target dari kegiatan tersebut menjadi jelas bagi setiap orang.
- Efisiensi Operasi. Perencanaan yang baik maka kegiatan-kegiatan yang idak jelas dan yang membutuhkan sumber daya dapat dieleminasi.
- Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek. Perencanaan yang baik akan memuat tujuan dari proyek. Dengan adanya tujuan tersebut maka semua pihak yang terlibat mengetahui dan memahami kemana setiap kegiatan harus diarahkan. Memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian.
Kegiatan monitoring dan pengendalian hanya bisa dilakukan dengan efektif bila ada acuan. Hal-hal yang termuat dalam rencana seperti kegiatan, waktu dan sumberdaya dapat menjadi acuan untuk memonitor
dan mengevaluasi proyek.
Tahapan Perencanaan Proyek
Orang yang menjadi pimpinan pekerjaan proyek harus mendapat wewenang untuk melakukan perencanaan, membuat jadwal dan anggaran. Langkah-langkah perencanaan meliputi:
- Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai tujuan tersebut.
- Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dan bagaimana urutan pelaksanaan kegiatan kegiatan tersebut
- Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemendepartemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
- Jadwal untuk setiap aktivitas. Kapan aktivitas dimulai dan kapan aktivitas harus sudah selesai.
- Mempersiapkan Anggaran dan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan setiap aktivitas
- Mengestimasi waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.
Permasalahan Tahap Perencanaan
Berikut beberapa permasalahan yang sering muncul pada tahap perencanaan
- Tujuan dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua pihak
- ujuan proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa mengakomodasi perubahan-perubahan
- Tujuan tidak ditetapkan dengan baik
- Tujuan tidak dapat dijabarkan ke dalam bentuk yang dapat dikuantifisir atau tidak teruku